Viestinnän eettisen neuvottelukunnan säännöt

Hyväksytty lokakuussa 2023

Taustayhteisöt

Viestinnän eettinen neuvottelukunta (VEN) on vuonna 2015 perustettu rekisteröitymätön yhteisö, jonka taustayhteisöjä ovat:

• Viesti ry
• ProCom – Viestinnän ammattilaiset ry
• Marketing Finland
• Julkisen alan viestijät JAT ry.

Taustayhteisöt osallistuvat neuvottelukunnan toiminnan rahoitukseen, hallintoon ja operatiiviseen työhön yhteisesti sovitun työnjaon mukaan sekä osallistuvat edustajiensa kautta VEN:n toimintaan ja päätöksentekoon.  Neuvottelukunnan taustayhteisöt sitoutuvat Viestinnän eettisiin ohjeisiin sekä edistävät niitä jäsentensä toiminnassa.

Toiminnan tavoite ja rajaus

VEN:n tavoitteena on edistää eettistä ajattelua ja vahvistaa eettisesti kestäviä viestinnän toimintatapoja. VEN toteuttaa tehtäväänsä ylläpitämällä viestinnän eettisiä ohjeita ja arvioimalla niiden toteutumista käytännössä sekä osallistumalla alan keskusteluun.

VEN seuraa journalismin, markkinoinnin ja mainonnan sekä sosiaalisen median vaikuttamisen eettisiä ohjeita ja niiden kehittymistä. VEN pitää yhteyttä Julkisen sanan neuvoston ja Markkinoinnin eettisen neuvoston kanssa, ja käy dialogia kunkin toimialueen rajoista.

Toimintamuodot

Eettiset ohjeet. VEN ylläpitää viestinnän eettisiä ohjeita Suomessa ja rohkaisee viestinnän ammattilaisia sekä organisaatioita sitoutumaan niihin. VEN seuraa viestinnän alan kehitystä ja kansainvälisiä viestinnän etiikan trendejä sekä päivittää ohjeita tarpeen mukaan.

Organisaation sitoutuminen eettisiin ohjeisiin ilmaistaan ylimmän johdon kannanotolla. Sitoutumisen edellytykset ja ilmaisu määritellään erillisessä ohjeessa.

Kannanotot. VEN ottaa käsittelyyn viestinnän etiikkaan liittyviä tapauksia joko omasta aloitteestaan tai yhteydenottojen perusteella. VEN laatii ja julkaisee kannanottoja oman harkintansa mukaan viestinnän eettisten ohjeiden kannalta merkittävistä ja kiinnostavista tapauksista. Kunkin tapauksen valmistelijoiksi neuvottelukunta valitsee keskuudestaan 2–3 hengen ryhmän. Koko neuvottelukunta osallistuu tapauksen käsittelyyn ja kannanoton hyväksymiseen. VEN kuulee asianosaisia ennen kannanottoja. Kannanotto annetaan asianomaisille tahoille tiedoksi ennen sen julkaisua.

Julkinen keskustelu. VEN voi julkaista aineistoa, pitää puheenvuoroja tai käynnistää keskustelua, jonka avulla viestinnän eettisiä haasteita ja kysymyksiä voidaan käsitellä. Tällaista aineistoa voivat olla esimerkiksi blogit, esimerkit ohjeiden soveltamisesta tai muu toimintaa tukeva aineisto. VEN voi myös kerätä tietoa viestinnän eettisistä kysymyksistä, tutkia viestinnän eettistä toimintakenttää Suomessa sekä seurata kansainvälistä keskustelua ja tutkimusta aiheesta.

Lausunnot. VEN voi antaa lausuntoja viestintäalan lainsäädännön sekä viestintäalan suositusten ja ohjeiden valmisteluun liittyen.

Neuvottelukunnan kokoonpano, roolit ja vastuut

Kukin taustayhteisö nimeää neuvottelukuntaan yhden varsinaisen jäsenen ja yhden varajäsenen. Lisäksi neuvottelukunnassa on enintään 6 asiantuntijajäsentä, joita voivat olla viestinnän ammattilaiset, alan tutkijat, opettajat ja opiskelijat. Asiantuntijajäsenet nimeää ryhmä, johon kuuluvat VEN:in puheenjohtaja ja taustayhteisöjen äänivaltaiset jäsenet. Neuvottelukunnan kokoonpanossa ylläpidetään hyvää tasapainoa tutkimuksen ja käytännön tekijöiden välillä.

Jäsenten toimikausi on kaksi vuotta. Kausia voi olla maksimissaan kaksi peräkkäin varsinaisena jäsenenä ja lisäksi kaksi kautta varajäsenenä. Erovuorot pyritään rytmittämään niin, että enintään puolet neuvottelukunnasta on kerrallaan erovuorossa. Asiantuntijajäsen voi olla neuvottelukunnassa korkeintaan kaksi peräkkäistä kaksivuotiskautta.

VEN valitsee keskuudestaan kahdeksi vuodeksi kerrallaan puheenjohtajan (ensisijaisesti asiantuntijajäsenistä), varapuheenjohtajan, sihteerin (joka vastaa kokouksiin liittyvistä kutsuista, jakeluista ja dokumentoinnista), verkkoviestinnästä vastaavan ja taloudesta vastaavan.

VEN:n jäsenenä tai puheenjohtajana työskentelystä ei makseta palkkioita.

Päätöksenteko

VEN:n päätökset tehdään neuvottelukunnan kokouksissa, johon jäsenet kutsutaan viimeistään 10 päivää ennen kokouksen ajankohtaa. Asialista lähetetään viimeistään 7 päivää ennen kokousta. Kutsut lähetetään sähköpostitse.

Päätöksiä tehdään asialistalla esitetyistä asioista, ja päätökset ovat enemmistöpäätöksiä. Jos päätöksestä äänestetään, jokaisella neuvottelukunnan jäsenellä on yksi ääni. Jos äänet menevät tasan, puheenjohtajan ääni ratkaisee. Varajäsenet voivat osallistua VEN:n kokouksiin, vaikka varsinainen jäsen olisi paikalla. Varajäsen käyttää äänivaltaa vain, jos varsinainen jäsen on estynyt osallistumaan.

Neuvottelukunnan kokoukset voivat olla läsnä-, etä- tai hybridikokouksia. Etäkokousten yhteydenpitoon käytetään tavanomaisia sillä hetkellä Suomessa yleisesti käytettyjä verkkokokous-ohjelmia. Jos jollakulla neuvottelukunnan jäsenellä on rajoitteita ohjelmistojen suhteen, hänen tulee itse kertoa niistä puheenjohtajalle ennalta.

Neuvottelukunnan jäsen ei voi arvioida eettisten ohjeiden toteutumista tapauksissa, jossa hän itse on osapuoli suoraan tai välillisesti. Tämä pätee niin yrityksiin kuin muihinkin organisaatioihin, esimerkiksi julkishallintoon. Jäsenen tulee jäävätä itsensä silloin, kun hänellä on muita henkilökohtaisia sidonnaisuuksia tai riippuvuuksia, jotka voivat vaikuttaa asian käsittelyyn. Jos jäsen ei itse jäävää itseään, vaikka neuvottelukunnan enemmistön mielestä jääviys on ilmeinen, puheenjohtaja voi jäävätä jäsenen asian käsittelystä ja päätöksenteosta. Puheenjohtajan mahdollisesta jääviydestä päättää neuvottelukunta enemmistöpäätöksellä.

Dokumentaatio ja asiakirjat

Kaikki VEN:n dokumentit säilytetään sovitussa verkkopalvelussa, johon kaikki neuvottelukunnan jäsenet saavat pääsyn. Dokumentteja ovat mm. kokouskutsut, -esityslistat ja -pöytäkirjat, kannanottojen käsittelyaineistot, viestinnän eettisten ohjeiden päivitykseen liittyvä materiaali, talousarviot ja -raportit, tiedotteet jne.

Koska dokumentaatio on verkossa, pitää jokaisen neuvottelukunnassa huolehtia siitä, että sinne ei kerry arkaluontoista henkilötietoa tai muuta arkaluontoista tietoa.

Talous

VEN on yleishyödyllinen, rekisteröitymätön neuvottelukunta. VEN:in budjetin tavoite on kattaa toiminnan kulut, ei tuottaa voittoa.

VEN:in taustayhteisöt osallistuvat neuvottelukunnan kustannuksiin maksamalla vuosittaisen jäsenmaksun, jonka määrästä päätetään vuosittain. Viesti ry, ProCom ry ja Marketing Finland maksavat 100 % ja JAT 50 % jäsenmaksusta. VEN voi talouden salliessa jättää keräämättä vuosittaisen jäsenmaksun taustayhteisöiltä, mutta myös kerätä ylimääräisen maksun ennakoimattomaan ja yhdessä sovittuun tarkoitukseen. Yllättävistä ei-budjetoiduista tai suurista kuluista päätetään neuvottelukunnassa erikseen.

VEN voi ottaa vastaan lahjoituksia, kun niiden tavoite on edistää riippumatonta, eettisesti kestävää viestinnän eettisten ohjeiden ja periaatteiden mukaista toimintaa sekä tietoisuuden levittämistä niistä viestijöiden ammatillisille yhteisöille ja muutenkin Suomessa.

VEN:in taloudesta vastaava henkilö hoitaa juoksevat maksut. Säännöllistä maksuliikennettä syntyy verkkosivuista, niiden varmenteista sekä kokouskuluista.

Viestintä

VEN viestii toiminnastaan, päätöksistään ja lausunnoistaan omilla verkkosivuillaan ja LinkedIn-sivullaan, taustayhteisöidensä viestintäkanavissa sekä lehdistötiedotteilla. VEN voi myös järjestää seminaareja, webinaareja ja muita tilaisuuksia yksin tai yhdessä muiden organisaatioiden kanssa.

VEN:n lausunnonantaja on puheenjohtaja ellei toisin ole sovittu.

Jäsenyydet

VEN ei ole suoraan jäsenenä kansainvälisissä viestintäalan järjestöissä, mutta sen taustayhteisöt ovat jäseninä alansa kansainvälisissä ammatillisissa järjestöissä.

Neuvottelukunta voi tarvittaessa päättää liittymisestä muihin yhteisöihin tai verkostoihin. Jos liittyminen aiheuttaa kustannuksia, se on ensisijaisesti otettava talousarviossa ennalta esille tai käsiteltävä neuvottelukunnassa.

Toiminnan tarkastaminen

VEN:n toiminta tarkastetaan kerran vuodessa. Toiminnan tarkastuksen tarkoituksena on varmistaa, että VEN on käsitellyt sille tuodut tapaukset tasapuolisesti, antanut asianosaisille mahdollisuuden tulla kuulluiksi ja että neuvottelukunnan taloutta on hoidettu vastuullisesti.

Toiminnan tarkastavat toimivat taustayhteisöiden hallituksen puheenjohtajat (Marketing Finlandin osalta Viestintätoimistot-ryhmän puheenjohtaja). Jos hallituksen puheenjohtaja on itse VEN:n jäsen tai varajäsen, toiminnan tarkastajana toimii yhdistyksen varapuheenjohtaja tai hallituksen jäsen.