1. Rekisterinpitäjä
Viestinnän eettisen neuvoston kannatusyhdistys VENK ry
Y-tunnus 3529139-7
Rekisterin yhteyshenkilö: Päivi Sihvola, paivi.s.sihvola [at] gmail.com, VENK ry:n puheenjohtaja.
Rekisteriä ylläpitävät ja hallinnoivat VENK ry:n ohella Viestinnän eettisen neuvoston (VEN) jäsenet ja varajäsenet.
2. Rekisterin nimi
Viestinnän eettisen neuvoston kannatusyhdistyksen (VENK) henkilötietorekisteri.
3. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus
Yhdistys ja sen yhteydessä toimiva neuvosto käsittelevät henkilötietoja tapahtumatoiminnan, yhteydenottojen käsittelyn sekä eettisiin ohjeisiin sitoutumisen vuoksi.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Yhdistyksen tapahtumien tai yhteydenottojen yhteydessä kerättäviin väliaikaisiin rekistereihin kerätään seuraavia tietoja:
- etu- ja sukunimi,
- yhteystiedot
- sekä muita tilaisuuden järjestämiseen kulloinkin tarvittavia tietoja.
Eettisiin ohjeisiin sitoutumisen merkkiä varten kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja:
- etu- ja sukunimi,
- yhteystiedot,
- ammattinimike
- sekä sitoutuvaa organisaatiota koskevia tietoja.
Verkkosivuilla www.ven.fi käytetään evästeitä (ks. “evästekäytäntö”). Eettisiin ohjeisiin sitoutuneen organisaation tiedot julkaistaan VENin verkkosivuilla ilman henkilötietoja.
5. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittelyn peruste on yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Käsittely perustuu henkilötietolain (523/1999) 8 §:n 1 momentin 5 kohtaan.
Henkilötietojen keräämisen perusteena on rekisteröidyn suostumus (tietosuoja-asetuksen 6 §:n 1 momentin kohta a).
6. Henkilötietojen luovutus ja siirtäminen
Tietoja ei luovuteta VENK ry:n toimesta kaupalliseen tarkoitukseen tai kolmansille osapuolille. Poikkeuksena voi olla osallistujatietojen (etu- ja sukunimi, työnantajaorganisaatio) väliaikainen luovuttaminen tilaisuuksien järjestäville organisaatioille, mikäli se on tilaisuuden järjestämiseksi tarpeen esimerkiksi turvallisuussyistä.
Tietoja kerätään ja säilytetään Googlen verkkopalveluiden avulla (esim. Google Forms, Google Drive). Googlen EU-alueen rekisterinpitäjänä toimii Google Ireland Limited, jonka osoite on Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanti. Google noudattaa ETA-alueella, Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja Sveitsissä olevien henkilöiden tietojen keräämisessä, käytössä ja säilyttämisessä Data Privacy Framework (DPF) ‑järjestelyjä, jotka Yhdysvaltain kauppaministeriö on tehnyt EU-maiden ja Sveitsin kanssa (ks. Data Privacy Framework).
7. Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet
Yhdistyksen tapahtumien tai yhteydenottojen yhteydessä kerättyjen rekisterien henkilötiedot poistetaan viimeistään kahden (2) vuoden kuluttua tapahtumasta tai yhteydenotosta.
Eettisiin ohjeisiin sitoutumisen merkkiä varten kerätyn rekisterin tiedot poistetaan viimeistään yhden (1) vuoden päästä siitä, kun a) sitoutumisen merkin käyttöoikeus päättyy eikä organisaatio ilmoita jatkavansa sitoutumista, b) organisaatio luopuu sitoutumisen merkistä tai c) VEN päättää sitoutumisen merkin käyttöoikeuden epäämisestä. Mikäli organisaation yhteyshenkilö vaihtuu, poistetaan edellisen yhteyshenkilön tiedot rekisteristä uuden yhteyshenkilön tietojen lisäämisen yhteydessä välittömästi.
8. Rekisteröityjen oikeudet ja yhteydenotot
Rekisteröidyllä on oikeus:
- Tarkastaa itseään koskevat tiedot
- Pyytää tietojen oikaisua tai poistamista
- Vastustaa tai rajoittaa tietojen käsittelyä
- Peruuttaa suostumus
- Tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Tiedot luovutetaan vain rekisteröidylle itselleen. Voit pyytää sinusta säilytetyt henkilötiedot tai pyytää henkilötietojen poistamista täyttämällä yhteydenottolomakkeen tai ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.
9. Tietojen suojaus
Rekistereiden käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja asianmukaisia käytänteitä. Rekisterin tietoja käyttävät vain ne, joiden tehtäviin henkilötietojen käsittely kuuluu. Tiedot suojataan ulkopuolisilta tiedostokansioiden käyttöoikeuksia rajoittamalla, eli käyttäjätunnuksin ja salasanoin.
Tietosuojaselosteen päiväys: 12.1.2026
