VEN 2015/2
1. Kysymykset
Median edustajille järjestettävistä taustatilaisuuksista ja niiden pelisäännöistä on käyty syksyn aikana vilkasta keskustelua. Viestinnän eettistä neuvottelukuntaa on pyydetty ottamaan kantaa viestijöiden hyviin toimintatapoihin taustatilaisuuksien järjestämisessä. Millä tavoin taustatilaisuudet tulisi järjestää? Mitä taustatilaisuuksista on syytä kertoa etukäteen? Keitä taustatilaisuuksiin on syytä kutsua?
2. Käsittely
2.1 Rajaus
VEN katsoo, että taustatilaisuuksien järjestämisen eettisen arvioinnin kannalta erityisen merkityksellisiä ovat seuraavat Viestinnän eettiset ohjeet:
- Viestinnän ammattilainen tuo aktiivisesti ja ennakoivasti saataville sidosryhmille tarpeellisen tiedon.
- Viestinnän ammattilainen edistää kaikissa tilanteissa työnantajansa tai toimeksiantajansa luotettavuutta.
- Viestinnän ammattilainen suhtautuu arvostavasti kollegoihinsa ja muiden ammattialojen edustajiin.
Lisäksi VEN arvioi kysymystä viranomaisten viestinnälle asetettujen velvoitteiden näkökulmasta.
2.2 Arvioinnin erityiskysymyksiä
Mikä on taustatilaisuus?
Taustatilaisuus on pitkään ollut vakiintunut toimintamuoto, joka palvelee sidosryhmille ja medialle tarpeellisen tiedon välittämistä ja sen sijoittamista laajempaan kontekstiin. Taustatilaisuuden tarkoitus on kertoa laajemmin ja syvemmin asiasta, joka usein on keskeneräinen tai vasta tulossa julkiseen keskusteluun.
Taustatilaisuus sisältää usein avoimien kysymysten pohdintaa, keskeneräisen prosessin läpikäyntiä sekä vuorovaikutteista keskustelua tilaisuuden järjestäjien ja osallistujien välillä. Tämän vuoksi taustatilaisuudesta ei julkisteta uutista tai anneta haastatteluja, eikä tilaisuudessa sanottua lähtökohtaisesti siteerata tai tuoda esiin myöhemmin julkisuudessa kyseiseen tilaisuuteen viitaten. Taustatilaisuus on selkeästi erotettava tiedotustilaisuuksista tai mediatilaisuuksista eli infoista, joka ovat avoimia kaikille median edustajille ja joissa puhuttua voi siteerata vapaasti.
Viestinnän ammattilaisen on pidettävä huolta siitä, että tilaisuuden luonne on osallistujien tiedossa. Samoin on huolehdittava siitä, että osallistujat tietävät tilaisuuden järjestäjän perustellut odotukset tilaisuudessa sanotun käyttämisestä julkisuudessa.
Millaisia pelisääntöjä taustatilaisuudessa voi olla?
Digitalisaation ja sosiaalisen median myötä sekä viestinnän että median toimintatavat ovat muutoksessa. Valittujen viestinnän muotojen tulee olla tarkoituksenmukaisia asiaan ja tilanteeseen nähden.
Median ja muiden sidosryhmien tiedonsaanti taustatilaisuuksien muodossa edellyttää, että pelisääntöjä noudatetaan. Samalla pelisääntöjen on oltava kohtuullisia. Liialliset rajoitteet eivät palvele tiedon levittämisen tarkoitusta eivätkä edistä tilaisuuden järjestäjän luotettavuutta. Koska taustatilaisuuksien tarkoitus on syventää osallistujien ymmärrystä siinä käsiteltävistä asioista, median edustajille järjestetystä taustatilaisuudesta saatua tietoa on voitava käyttää esimerkiksi aiheesta uutisoitaessa, vaikka tilaisuudessa lausuttua ei siteerata. Toisten ammattialojen edustajien, kuten toimittajien arvostukseen kuuluu, että toimittajien toimintatavat ja tarpeet otetaan huomioon tilaisuutta suunniteltaessa.
Keitä kutsutaan taustatilaisuuteen?
Osallistumista taustatilaisuuteen kuten mihin tahansa yleisöltä suljettuun tilaisuuteen on mahdollista rajoittaa. Periaatteessa yritykset voivat kutsua tiloihinsa haluamiaan henkilöitä. Silti erityisesti medialle suunnattuun tilaisuuteen on kaikkien kannalta edullista kutsua mahdollisimman laajasti aiheesta kiinnostuneita median edustajia, ellei käytännön rajoitteista kuten käytettävissä olevasta ajasta ja tilasta muuta johdu. Osallistujien määrää ei tule rajoittaa keinotekoisesti tai vailla käytännön perusteluja.
Sopiiko taustatilaisuus viranomaisen viestintään?
Viranomaisilla on erityinen velvollisuus edistää toimintansa avoimuutta sekä aktiivisesti tuottaa ja jakaa tietoa. Tämä edellyttää, että viranomaisten on mahdollista suunnitella ja kohdistaa viestintää niin, että tieto jakautuu laajalle ja saavuttaa yleisön, jolle sillä on merkitystä. Viranomaisen on myös voitava reagoida julkisuudessa esiintyviin väitteisiin.
Viranomaisilla on laista johtuva velvollisuus kohdella tiedon pyytäjiä tasapuolisesti. Tämä ei kuitenkaan kategorisesti estä järjestämästä taustatilaisuuksia rajatulle joukolle toimittajia erityistä taustoittamista vaativista aiheista. Taustatilaisuuksia järjestettäessä on kuitenkin huomioitava median tasapuolinen kohtelu, ja tilaisuuteen pääsy voidaan kiinnostuneelta toimittajalta evätä vain perustelluista syistä (esim. tilarajoitteet). Tällöinkin viranomaisen on huolehdittava muilla keinoilla riittävän tasapuolisesta viestinnästä taustatilaisuuden kohteena olevasta aiheesta.
Taustatilaisuuksien luonne vaihtelee
Taustatilaisuuksien luonne vaihtelee, ja esimerkiksi yrityksillä on julkisyhteisöjä laajemmat mahdollisuudet valita eri vaihtoehtojen välillä. Järjestäjän kannattaa etukäteen pohtia, voiko tilaisuudessa sanottua siteerata suoraan. Tilanteen mukaan on mahdollista noudattaa ns. Chatham House -sääntöä, joka vapauttaa keskustelua ja tarjoaa toimittajille mahdollisuuden saada kattavampi ja sävykkäämpi kuva asiasta kuin muuten olisi mahdollista. Julkishallinnon organisaatioiden on päätettävä linjauksensa taustatilaisuuksien luonteesta avoimuuden ja tasapuolisuuden vaatimukset huomioiden.
3. VEN:n kanta
VEN toteaa kantanaan seuraavaa hyvistä käytännöistä taustatilaisuuden järjestämisessä:
- Taustatilaisuudella on edelleen roolinsa viestinnän keinovalikoimassa.
- Tilaisuuden luonne ja järjestäjän odotukset tuodaan selkeästi esille.
- Tilaisuutta koskevat rajoitteet ovat kohtuullisia ja perusteltuja tilaisuuden tarkoitukseen nähden.
- Osallistujien odotukset ja tarpeet otetaan huomioon.
- Osallistujien määrää rajataan ainoastaan perustellusta käytännön syystä.
- Viranomaisen medialle järjestämät taustatilaisuudet palvelevat toimittajia tasapuolisesti.
