Tilaisuuden luonne on kuitenkin tuotava aina selkeästi esiin ja tilaisuutta koskevien mahdollisten rajoitteiden on oltava kohtuullisia sekä hyvin perusteltuja. Lisäksi VEN toteaa, että etenkin viranomaisten on huomioitava mediaa tasapuolisesti, kun taas esimerkiksi yritykset voivat järjestää taustatilaisuuksia julkisyhteisöjä vapaammin.
Taustatilaisuus on pitkään ollut vakiintunut toimintamuoto, joka palvelee sidosryhmille ja medialle tarpeellisen tiedon välittämistä ja sen sijoittamista laajempaan kontekstiin. Taustatilaisuuden tarkoitus on kertoa laajemmin ja syvemmin asiasta, joka usein on keskeneräinen tai vasta tulossa julkiseen keskusteluun.
Taustatilaisuus sisältää usein avoimien kysymysten pohdintaa, keskeneräisen prosessin läpikäyntiä sekä vuorovaikutteista keskustelua tilaisuuden järjestäjien ja osallistujien välillä. Tämän vuoksi taustatilaisuudesta ei julkisteta uutista tai anneta haastatteluja, eikä tilaisuudessa sanottua lähtökohtaisesti siteerata tai tuoda esiin myöhemmin julkisuudessa.
Taustatilaisuus on aina erotettava selkeästi tiedotustilaisuuksista, jotka ovat avoimia kaikille median edustajille ja joissa puhuttua voi siteerata vapaasti.
VEN katsoo, että taustatilaisuuksien järjestämisen eettisen arvioinnin kannalta erityisen merkityksellisiä ovat seuraavat Viestinnän eettiset ohjeet:
- Viestinnän ammattilainen tuo aktiivisesti ja ennakoivasti saataville sidosryhmille tarpeellisen tiedon
- Viestinnän ammattilainen edistää kaikissa tilanteissa työnantajansa tai toimeksiantajansa luotettavuutta
- Viestinnän ammattilainen suhtautuu arvostavasti kollegoihinsa ja muiden ammattialojen edustajiin
Lisätiedot:
Elisa Juholin, VENin puheenjohtaja, p. 0400 697585
Lue koko kannanotto VEN 2015/2 Taustatilaisuuksien järjestämisen käytännöt
